A análise e melhoria de processos consiste em olhar para a sua forma de trabalhar e identificar formas de a melhorar.
A análise de processos analisa o processo no seu todo incluindo as várias pessoas envolvidas no mesmo.
A análise de processos incide sobre os processos principais de trabalho ou sobre alguns processos que não sejam revistos há bastante tempo.
No processo são identificados os intervenientes, o que fazem, em que passos intervêem e qual a sua participação em cada passo do processo.
São definidas as métricas principais associadas ao processo e estabelecidos objectivos para essas métricas.
No caso de essas métricas não estarem a ser recolhidas pode também ser sugerida a forma de serem recolhidas.
Arquivo de troca de correspondência – Numa associação era guardado em dossiers cópia dos pedidos enviados a uma entidade oficial sobre situações relacionadas com associados. Os dossiers estavam organizados por mês e ano do envio do pedido, sendo habitual que a resposta da entidade oficial demora-se anos ou pelo menos alguns meses. Ao restruturar a organização dos dossiers por número de associado passou a ter-se acesso mais rápido aos documentos, evitou-se duplicações e o número de dossiers baixou de 27 para 15.
Num serviço eram enviadas mensalmente cerca de 2000 cartas registadas sendo cobrado o porte ao destinatário. O processo inicial obrigava a pesar todas as cartas e a pessoa que o fazia escrevia em papeis que eram numerados o peso sendo que essa informação era depois lançada por um terceiro. O processo redesenhado passou a ter etiquetas com códigos de barras separando-se o processo de pesagem do processo de lançamento. O tempo demorado passou para cerca de 1/3 e o processo passou a ser feito só por uma pessoa e de uma vez.
Paulo Santos – Doutorando no ISEG – MBA na U. Católica – Engº Mecânico no IST
Analista de negócios na Siemens e Optimização de processos na Teleperformance
Professor de Sistemas de Informação de Gestão no ISEG durante 2 anos.
Análise de processos
A análise e melhoria de processos consiste em olhar para a sua forma de trabalhar e identificar formas de a melhorar.
A análise de processos analisa o processo no seu todo incluindo as várias pessoas envolvidas no mesmo.
A análise de processos incide sobre os processos principais de trabalho ou sobre alguns processos que não sejam revistos há bastante tempo.
No processo são identificados os intervenientes, o que fazem, em que passos intervêem e qual a sua participação em cada passo do processo.
São definidas as métricas principais associadas ao processo e estabelecidos objectivos para essas métricas.
No caso de essas métricas não estarem a ser recolhidas pode também ser sugerida a forma de serem recolhidas.
Analista de negócios na Siemens e Optimização de processos na Teleperformance
Professor de Sistemas de Informação de Gestão no ISEG durante 2 anos.