Digitalização de documentos
Deverá proceder à digitalização se tem dossiers em arquivo, dos quais:
- quer ter cópias acessíveis a várias pessoas
- não quer ter o espaço ocupado
- quer encontrar a informação mais rapidamente
- ainda pode necessitar da informação
Preço | |
digitalização de documentos | 0,08 €/folha |
dossier(*) | 25 €/dossier |
folhas agrafadas (**) | +100% |
ocr | +0,05 €/página |
indexação | +0,10 €/campo/documento |
preço mínimo | 5 € |
(*) Até cerca de 500 folhas mesmo frente e verso.
(**) Folhas agrafadas, dobradas, com clips, dentro de micas transparentes ou qualquer destas situações .
Os valores apresentados são para folhas A4 soltas. Faz-se digitalização de documentos mais pequenos que A4 mesmo com gramagem mais elevada.
Aos valores apresentados acresce IVA à taxa em vigor.
A qualidade das imagens resultantes da digitalizaçao de documentos é muito elevada dado usar-se um scanner profissional. Uma página A4 pode ficar com boa qualidade a 200 dpi e usar em média 30 kb.
O trabalho é entregue em CD ou enviado via web, com os documentos em formato PDF ou TIF.
Deverá acrescentar o custo dos portes para o envio do CD ou para a devolução dos documentos.
No caso da entrega e recolha ser feito no Saldanha em Lisboa não haverá lugar a portes.
OCR – Optical Character Recognition – Reconhecimento óptico de caracteres.
No caso de documentos com boa qualidade e impressos por computador, este tipo de sistema consegue reconhecer mais de 90% do que foi escrito. Um documento que tenha muito boa qualidade, ao correr o OCR, pode gerar um ficheiro que pode ser editado directamente num processador de texto. A digitalização de documentos para ser feito o OCR são habitualmente feitas a 300 dpi em vez dos 200 dpi habituais dos outros documentos.
Indexação – É o nome dado à classificação de um documento. O índice pode ser a data do documento, o código do cliente ou outro qualquer campo, sobre o qual se pretenda pesquisar os documentos mais tarde. A indexação permite saber, por exemplo, quais os documentos relativos a um determinado documento, permitindo que a procura e visualização dos documentos seja feita em segundos. A digitalização de documentos sem indexação só é recomendada quando o número de documentos é reduzido.
DPI – Dots per Inch – Pontos por polegada
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Custos de um arquivo em papel
- 1 m2 ocupado pode custar mais de 10 €/mês, o que ao fim de 10 anos representa mais de 1200 euros.
- Custo do armário.
- Custo do tempo que se demora a aceder e encontrar um documento
- Custo de o documento poder não estar no arquivo, por estar a ser consultado
- Custo de perca do documento devido a catástrofe
- Risco de acesso indevido
- Custo multiplicado, se houver várias cópias do mesmo documento
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Base de dados de registo de entrada e saída de documentos
- Caso pretenda um sistema para tratar de todos os documentos entrados e saídos na sua organização ou fazer o seu arquivo e distribuição, contacte-nos.
- Um dos sistemas criados por nós funciona há mais de 8 anos, assegurando o registo de cerca de 12 000 entradas anuais de documentos
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Excluir fundos na digitalização de documentos
Nalguns casos é possível excluir fundos coloridos de documentos por forma a conseguir uma melhor legibilidade e menor espaço de armazenamento ocupado.
Compare o resultado normal:
Com o resultado que é possível obter directamente do scanner e sem tratamento de imagem.
As imagens foram tiradas da página http://pluggedin.kodak.com/pluggedin/posts/?catid=7412137092446997427 e servem apenas para ilustrar o tipo de tecnologia.